DZIAŁ ADMINISTRACYJNO-ORGANIZACYJNY
Dział administracyjno-organizacyjny
Kierownictwo: mgr Justyna Kaczmarek
telefon: (58) 343-00-87 wew. 27
e-mail: j.kaczmarek@wbgitr.gdansk.pl
symbol pism: WBG-AO
1) obsługa Sekretariatu Biura, w tym ekspedycja na pocztę wychodzącej korespondencji oraz ewidencja korespondencji wpływającej m.in. faktur i rachunków;
2) przygotowywanie projektów wewnętrznych aktów prawnych przy udziale komórek merytorycznie odpowiedzialnych, ewidencjonowanie tych aktów oraz ich okresowe aktualizowanie;
3) koordynacja spotkań i narad celem wymiany informacji pomiędzy pracownikami i Dyrektorem;
4) prowadzenie ewidencji skarg i wniosków.
5) prowadzenie ewidencji środków transportu samochodowego oraz nadzór nad ich prawidłową i racjonalną eksploatacją oraz utrzymaniem w odpowiednim stanie technicznym;
6) prowadzenie gospodarki materiałowej i magazynowej, organizowanie zaopatrzenia w druki, artykuły biurowe itp. oraz w środki higieny i odzież roboczą;
7) koordynowanie, kontrolowanie i aktualizowanie treści danych zamieszczanych w Biuletynie Informacji Publicznej, przy ścisłej współpracy Informatyka;
8) zarządzanie mieniem Biura;
9) kompleksowa realizacja czynności w zakresie organizowania i przeprowadzania przez Biuro postępowań o udzielanie zamówień publicznych na podstawie obowiązujących w tej mierze przepisów prawa i wewnętrznych procedur;
10) planowanie i sprawozdawczość związana z zamówieniami publicznymi;
11) realizacja zadań w zakresie kontroli zarządczej zgodnie z obowiązującymi w Biurze procedurami, ze szczególnym uwzględnieniem procesów zarządzania ryzykiem, w tym m.in. prowadzenie dokumentacji.